- Back to Home »
- Mengenal dan Menggunakan Email
Posted by : Unknown
Sabtu, 23 Januari 2016
A.
Mengenal
Email
Electronic Mail (Email) adalah salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling
banyak digunakan dalam internet. Konsep dasar email mirip dengan surat pos
biasa. Pengiriman surat konvensional membutuhkan waktu lama. Berbeda dengan
pos, email akan dikirimkan secara
elektronik dalam waktu singkat jika tidak ada gangguan.
1.
Jenis-jenis Email dan cara
mendapatkannya
a. Pop mail (Post Office
Protocol) merupakan tipe email yang memungkinkan pembacanya tidak harus
online/terhubung ke internet. Pengiriman Pop mail menggunakan protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Untuk
memeriksa email di server Pop mail,
kamu harus connect ke server Pop mail
kemudian men-download semua email yang ada. Setelah itu kamu bisa memutuskan
koneksi internet dan membaca email tersebut di komputermu.
Kelebihan
menggunakan layanan email berbasis Pop3:
1. Email yang telah
masuk kedalam komputer lokal dapat dibaca secara offline.
2. Menggunakan email
berasis Pop3 dapat mengurangi lama akses internet. Akibatnya, biaya akses
internet dapat dikurangi
3. Pengarsipan email
jauh lebih mudah dan aman. Hal ini disebabkan pengelolaan email dilakukan pada
komputer anda sendiri, bukan pada komputer server
4. Kapasitas penyimpanan
email tergantung pada kapasitas hardisk anda.
Kelemahan email
berbasis Pop3 :
1.
Memerluhkan perangkat lunak tersendiri. Contohya : Outlook Express, Eudora
Mail, Muut
2.
Email anda hanya dapat diakses menggunakan komputer yang telah terinstal email
client. Artinya, anda tidak dapat memeriksa email dari sembarang komputer
b. Email Berbasis Web
Email ini merupakan email yang banyak ditawarkan oleh berbagai situs seperti :
Yahoo, Google, Hotmail.
Kelebihan
email berbasis web yaitu :
1. Diberikan secara gratis (hanya butuh
koneksi internet).
2. Kita dapat membuka email dari mana saja
kita berada.
3. Tidak memerlukan email client.
4. Kapasitas penyimpana email anda
tergantung pada kapasitas server
Kelemahan
email berbasis web yaitu :
1. Membutuhkan biaya koneksi internet.
2. Saat mengakses email sambungan internet
tidak boleh terputus, karena email hanya bisa diakses secara online.
3. Email menjadi sulit untuk diarsip. Hal
itu karena email berada pada komputer server
4. Jika server mengalami masalah, email
anda dapat rusak atau bahkan hilang begitu saja.
c. Email Forwarding
Email forwarding
adalah layanan email yang meneruskan email yang diterimanya ke alamat email
kita yang lain. Email ini bermanfaat untuk orang yang suka sering berganti
alamat email.
Kelebihan
email forwading :
1.
Kita dapat menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya
2.
Bila kita mengganti alamat email, kita cukup memberitahu email forwadingnya
Kelemahan
email forwarding :
1. Dalam mengecek email
harus selalu terhubung dengan internet, karena sifatnya hanya sebagai perantara
dan harus meneruskan email yang diterima kealamat yang lain.
2. Email ini membutuhkan
waktu yang lama untuk sampai ke alamat email yang sesungguhnya.
d. Cara Mendapatkan Email
1. Melalui penyedia
email gratis
Cara ini merupakan
cara paling mudah untuk mendapatkan email. Anda tinggal masuk pada situs yang
diinginkan kemudian mengisi formulir pendaftaran dan anda akan mendapatkan
email secara gratis dari situs tersebut.
2. Melalui ISP (Internet
Service Provider)
Cara ini umumnya
disediakan oleh ISP anda, khususnya pada saat anda mendafarkan ke ISP tersebut
3. Melalui perusahaan
Email ini diberikan
oleh perusahaan tempat anda bekerja, ciri khas dari email ini adalah alamat
emailnya memiliki identitas dari perusahaan tersebut.
4. Memesan sendiri
Cara ini adalah untuk
mendapatkan alamat email khusus yang dapat anda tentukan sendiri, antara lain
nama domainnya, identitas, dan fasilitas dari email anda tersebut. Untuk itu
anda harus memesan domainnya terlebih dahulu. Pada saat memesan, otomatis anda
akan membayarnya setiap bulan. Email berdasarkan cara pembayarannya dapat
dibedakan menjadi 2 yaitu email berlangganan dan email gratis.
· Email berlangganan :
email yang secara otomatis sudah mendapatkan account apabila kita telah
terdaftar atau berlangganan ke salah satu provider ISP
· Email gratis :
apabila kita berhubungan dengan internet melalui Telkomnet Instan atau melalui
jasa warnet, maka kita harus membuat account email ke salah satu provider yang
menyediakan email gratis
2.
Cara
Kerja Email
Email dikirim oleh jaringan internet berupa mail server. Untuk dapat mengirim atau menerima email, anda harus memiliki account pada suatu server yang berada pada ISP.
Email dikirim oleh jaringan internet berupa mail server. Untuk dapat mengirim atau menerima email, anda harus memiliki account pada suatu server yang berada pada ISP.
3 Pengalamatan Email
Alamat email terdiri dari tiga bagian,
yaitu identitas pengguna, tanda @ (dibaca : at) yang berarti “lokasinya di” ,
dan nama domain tempat email pengguna tersebut berada.
Untuk mengirim atau menerima surat
elektronik, pemakai perlu menggunakan perangkat lunak email semacam Eudora,
Outlook Express, Knail. Alternatif yang lain adalah meggunakan email berbasis
web yang ditawarkan oleh berbagai portal seperti Yahoo dan Lycos.
Hal
yang perlu diperhatikan dalam pengiriman email :
a. Terdaftar salah satu
penyedia email, misalnya ISP/provider atau pada website tertentu yang
menyediakan fasilitas email.
b. Alamat dan tujuan
dari surat yang akan dikirim.
c. Isi surat.
Agar dalam pengiriman surat sampai ke
tempat tujuan dengan benar, pengalamatan email mempunyai bentuk dasar sebagai
berikut :
a. sinar_mandiri_penerbit adalah nama
kotak surat (mailbox) atau nama
pengguna (usename) yang ingin dituju
dalam mailserver.
b. Yahoo.com yaitu nama mailserver tempat
pengguna yang dituju, rinciannya sebagai berikut :
1.) .co : second level domain, menunjukkan
bahwa domain ini termasuk kategori komersial
2.) .id : top level domain, menunjukkan
bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia.
Penulisan
antar user ID dan host dipisahkan dengan @ (dibaca : at)
B. Mengenal Email
Berbasis Web
Gmail (Google Email) merupakan penyedia
layanan email gratis milik Google. Untuk menggunakan gmail.com, anda harus
mengunjungi situs www.gmail.com
1. Cara Membuat Email
1.) Aktifkan web browser, lalu ketik www.gmail.com
pada address bar, kemudian tekan Enter
pada keyboard.
2.) Klik Buat Akun.
3.) Isi formilir dengan lengkap.
4.) Setelah semua form diisi dengan
lengkap, Masukan kode captcha sesuai gambar yang muncul.
5.) Tandai pada pilihan I agree to the Google terms of service and
Privacy Policy
6.) Klik tombol I accept Create My Account (Saya menerima, buat akunku).
7.) Jika email yang anda buat berhasil,
pada layar monitor akan muncul halaman email anda.
2. Membuka Email
1.) Buka web browser lalu ketik alamat URL Gmail
www.gmail.com , hingga tampil halaman depan Gmail. Masukan Username dan Password lalu
klik Sign in.
2.) Jika Username dan Password benar, maka
akan tampil inbox anda.
3.) Untuk membuka atau membaca email yang
masuk klik pada judul email yang
ditunjukkan oleh teks yang berwarna biru.
3. Membuat dan Mengirimkan Email
1.) Sign In terlebih
dahulu untuk membuka email
2.) Setelah anda dapat membuka email, lalu
klik tombol Compose Mail hingga
tampil jendela pembuatan mail
3.) Ketikkan alamat email penerima dan subjek/judul
dari email yang akan anda kirim. Kemudian ketikkan isi surat email
Keterangan :
· To : diisi dengan alamat email tujuan, , missal ekopurworejo@gmail.com.
Dapat juga mengirim lebih dari satu alamat email yang dipisahkan dengan tanda
koma (,)
· CC (Copy Carbon) : diisi dengan alamat
email dari orang yang perlu menerima tembusan email yang dikirim. Daftar alamat
email ini akan muncul, sehingga penerima tahu siapa saja yang menerima email
tersebut. Kolom ini dapat dikosongkan.
· BCC (Blind Copy Carbon)
: diisi
dengan alamat email dari orang yang perlu menerima tembusan email yang dikirim,
namun alamat email tidak akan ditamapilkan sehingga penerima tidak tahu siapa
saja yang menerima email tersebut. Kolom ini dapat dikosongkan.
·
Subject : diisi dengan judul,
maksud, atau tema surat yang akan dikirim.
4.) Bila telah selesai
klik Send untuk mengirim pesan
tersebut.
5.) Bila pengiriman email
berhasil, maka akan ada pemberitahuan bahwa email sudah dikirim.
4.
Melampirkan File
1.) Pada halaman email,
klik Compose Email, ketik tujuan
email dan topiknya.
2.) Jika ingin
menambahkan lampiran (attachment),
klik browse dan pilih file yang akan
anda lampirkan.
3.) Setelah memilih file
yang akan di lampirkan, klik .
5.
Men-download
File Attachment
1.) Bukalah email yang
mempunyai lampiran file.
2.) Untuk Men-download file, klik tulisan Scan and download yang ada samping
gambar. Kemudian akan muncul kotak dialog, pilh Save File untuk menyimpan file tersebut atau pilih open with agar file dapat langsung
terbuka begitu proses download selesai
C. Menggunakan Email
Berbasis POP3
Email berbasis POP3 memungkinkan user
untuk bisa Men-download semua isi email ke hardisk melalui progam email client.
Dengan cara ini penggunaan email lebih mudah karena user bisa membaca email,
mengelompokkan email ke dalam folder baru, menyimpan nama kontak tanpa perlu
online. Ketika anda mengirim email, anda bisa menulis email dan mengatur attachment. Sementara itu email client
akan otomatis menyimpan email anda dan mengirimkan ketika computer anda sudah
online. Untuk menggunakan email berbasis POP3 harus diatur konfigurasinya.
Langkah – langkah
konfigurasi email POP3 pada Microsoft Outlook 2007 :
1.) Aktifkan MS.Outlook 2007
2.) Klik Tools| Email Acounts
3.) Klik menu Add new email account, lalu klik Next.
4.) Kemudian akan muncul
tampilan jendela, klik POP3 lalu
klik Next.
5.) Setelah itu akan
muncul kotak dialog, silahkan isi forum dengan akun email anda tersindiri.
6.) Sebelum klik Next, terlebih dahulu klik tombol More Setting dan isikan data pada kolom
yang ada pada halaman Advance.
7.) Klik OK, kemudian Finish. Sekarang anda dapat membuka akun Gmail anda melalui
Ms.Outlook 2007
D . Etika Mengirim
Email
1.
Tidak Sembarang Menguntip
Fasilitas ‘Reply’
pada sebagian besar progam Mailer biasanya akan menguntip pesan asli yang aslli
yang anda terima secara otomatis ke dalam isi surat anda. Jika harus menguntip
pesan seseorang dalam jawaban email, usahakan menghapus bagian-bagian yang
tidak perlu, dan hanya menggunakan bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya
menggunakan bagian-bagian yang relevan saja.
2.
Menghormati Privacy Orang Lain
Jika seseorang
mengirim informasi kepada anda secara pribadi, anda tidak sepatutnya mengirim
ke forum umum, seperti kelompok grup atau mailing list. Email pada dasarnya
alat komunikasi personal.
3.
Gunakan Subjek yang Sesuai
Menggunakan subjek
atau judul yang sesuai memudahkan penerima email menangkap informasi yang kita
sampaikan.
4.
Jangan Gunakan Huruf Kapital
Dalam tata karma
berkomunikasi secara tertulis semperi dengan email/chat, penggunaan huruf besar
biasanya dianggap berteriak/bernada tinggi. Sehingga akan mengakibatkan kesan
yang kurang baik bagi penerima pesan.
5.
Jangan memakai CC
Jika anda ingin
mengirim email ke sejumlah orang sekaligus jangan cantumkan nama-nama pada
kolom CC, karena semua orang yang menerima email anda, akan bisa melihat alamat
dari nama yang anda cantumkan di CC. Umumnya orang tidak suka jika alamat
emailnya dibeberkan di depan umum.
6.
Jangan Gunakan Format HTML
Jika anda tidak yakin
bahwa progam email rekan anda bisa memahami/membaca kode HTML atau tidak,
setidaknya gunakan plain
text.
Sumber:http://evinwira.blogspot.co.id/2015/09/mengenal-dan-menggunakan-email.html